Gmailの予約送信機能で翌日配信メールの送信忘れ防止

ビジネスメールは、作成したら即送信するのが基本です。しかし、送信のタイミングによっては相手から嫌がられることもあります。メールを作成する時間と、配信に最適なタイミングは、必ずしも一致しないからです。そんなときに役立つのが、Gmailの予約送信機能です。都合の良い時間帯をセットしておけば、自動でメールを送信できる便利な機能で、深夜に書いたメールの送り忘れも防げます。

便利なGmailだからこそ守りたいマナー

Gmailはパソコンやスマホなど、さまざまなデバイスで共有できて便利です。ビジネスで使っていれば、いつでもどこでも仕事ができるでしょう。しかし、だからこそ「相手の状況を考慮する」という最低限のマナーを守らなければなりません。

もし自分が休みの時間に仕事用のメールを受信してしまったら、どうでしょうか。仕事が気になって、休息を取れなくなってしまいます。そのため、メールの送信は相手の業務時間内にするのがマナーです。

とはいえ、例えば残業して深夜にメールを作成した場合、翌日に送信しようとすると忘れてしまう危険があります。「今の時間は相手に迷惑がかかるから送れないけれど、忘れずに送らなければならない」というメールこそ、Gmailの予約送信機能を使えば安心です。書くのは今、届くのは翌朝、という時差送信ができます。

Gmail「予約送信機能」の使い方

パソコンのブラウザでGmailを利用する場合は、今すぐ予約送信機能を使えます。スマホでGmailアプリを利用している方は、念のため最新版にアップデートしておくと安心です。予約送信はすでに定着した標準機能ですが、極端に古いバージョンのアプリだと利用できない可能性があるためです。

パソコンでの予約送信はワンクリック

いつも通りにGmailのメッセージを作成します。書き終えたら、「送信」ボタンの右側にある矢印（▼）をクリックします。「送信日時を設定」という項目が現れるので、これを選ぶと細かい設定ができます。

Gmailの予約送信が便利なのは、「明日の朝（8:00）」や「今日の午後（13:00）」など、送信タイミングの候補がいくつか表示されることです。いちいち細かい時間を設定しなくても、ワンクリックで予約できるのは嬉しいポイントではないでしょうか。日時を細かく指定したい場合は、「日付と時刻を選択」から設定すればOKです。

スマホアプリでの予約送信

スマホのGmailアプリでも、手順はシンプルです。新規メールでも返信メールでも予約できます。まずいつも通りメールを作成し、入力が終わったら画面右上のその他アイコン（︙）をタップします。「送信日時を設定」を選び、表示される候補から選ぶか、日付と時刻を指定すれば完了です。

予約したメールの確認・変更・取り消し

予約できたかどうかの確認も簡単です。メール一覧の左側にあるメニューから「送信予定」を開けば、予約してあるメールと送信予定日時を確認できます。

一点、知っておきたい仕様があります。「送信予定」に入ったメールは、その場で本文を直接修正することはできません。内容を直したい場合や日時を変えたい場合は、いったん「送信をキャンセル」します。キャンセルしたメールは下書きに戻るので、修正したうえで改めて予約送信を設定し直してください。

知っておくと安心な予約送信の仕様

予約送信を使う前に、いくつか仕様を知っておくと安心です。まず、設定した時刻ちょうどではなく、指定した時刻から数分遅れて送信される場合があります。分単位で厳密なタイミングが必要な用途には向かない、と覚えておきましょう。

また、メールは送信日時を設定したときのタイムゾーンの時間にもとづいて送信されます。出張や旅行で時差のある地域に移動する予定がある場合は注意してください。予約できる件数は最大100件までです。なお、いったん予約を設定すれば、あとはパソコンやスマホの電源を切っていても、指定した時刻にGoogleのサーバーが自動で送信してくれます。

ビジネスメールをより伝わりやすくしたい方は起承転結とは？意味と使い方を【ビジネスマン】にわかりやすく解説を、Gmailをもっと活用したい方はGmailを使いこなす！5つの便利機能もあわせてご覧ください。

予約送信を使いこなして信頼されるメールを

Gmailの予約送信は、相手への配慮と自分の送り忘れ防止を両立できる便利な機能です。深夜や休日に書いたメールも、相手の業務時間にあわせて届けられます。書くのは思いついた今、届くのは最適なタイミング——この使い分けができるだけで、相手に与える印象は大きく変わります。ぜひ、普段のビジネスメールから活用してみてください。