Gmailを使いこなす！5つの便利機能
Gmailは世界中で使われているフリーメールサービスです。基本はEメールの送受信ですが、ほかにも便利な機能がたくさんあります。その中から「あまり知られていないけれど、知っていると超便利」なワザを5つ厳選してお伝えします。Gmailを使いこなすために、ぜひご一読ください。
目次
Gmail便利機能001_ラベル分けで受信トレイがキレイに！
見たいメールを素早く探せる
Gmailを使いこなすために重宝する便利ワザのひとつが「ラベル分け」です。仕事で複数のプロジェクトを同時進行していると、受信トレイはいつも混雑し、目的のメールを見つけるのに時間がかかりがちです。しかしラベル分け機能を使えば、必要なメールをすぐに探し出せるようになります。
ラベル分け機能を活用する手順
ステップ1_ラベルを作る
Gmailの画面左にある「＋新しいラベルを作成」をクリックします。「新しいラベル名を入力してください」と表示されるので、プロジェクト名などを入力してください。学生や主婦の方は、サークルや習い事の名称を入力して活用するのもよいでしょう。ラベルに階層をつけたい場合は「次のラベルの下位にネスト」にチェックを入れ、親にしたいラベル名を指定します。
ステップ2_受信メールを分ける
ラベルを作成したら、受信したメールをラベルごとに振り分けます。受信メールを開くと上部にラベルのアイコン（タグのようなマーク）が表示されているので、クリックしてください。作成したラベルが表示されるので、振り分けたいラベル名にチェックを入れれば、ラベル分けが完了します。ラベルごとに色分けすると、受信トレイがもっと見やすくなります。
ステップ3_メールを探す
作成したラベルは画面の左側に表示され、ラベル名をクリックすると、そのラベルに振り分けられたメールだけが表示されます。ラベル機能を使うと受信トレイが整理され、読みたいメールが見つからずにイライラすることがなくなるでしょう。ラベル機能のより詳しい使い方は、Gmailのラベル機能でラクラクメール管理でも解説しています。
Gmail便利機能002_ToDoリスト機能で資料の抜け漏れを防ぐ
ToDoリストで資料の抜け漏れを防止
GmailのToDoリスト（Google ToDoリスト）を使えば、メール返信のし忘れなどのミスを防げます。また、仕事で複数の資料作成を依頼された場合などにも、作成漏れの防止に役立ちます。
使い方さえ分かればToDoリストはラクラク作れる
ステップ1_ToDoリストを開く
Gmail画面の右端に表示されているサイドバーから、青いチェックマークのアイコン（ToDoリスト）をクリックしてください。ToDoリストのパネルが開きます。初めて使う場合は、空の状態のリストが表示されるはずです。
ステップ2_タスクを追加する
空のリストにタスクを追加します。「タスクを追加」をクリックして、新しいタスクを作成してください。タスクの内容は「エクセルで売上資料を作成」「○月に入荷した商品一覧を作成」など、具体的に入力するのがコツです。
ステップ3_完了したらチェックする
作業が完了したら、タスクにチェックを付けます。対象のタスクの左端にある「○」をクリックするだけです。このToDoリストはGmailだけでなく、Googleドキュメントなど他のGoogleサービスからも表示できるので、作成する資料を確認したいときにもすぐに確認できます。
補足_手入力なしでも作れる
ここまでは手入力でタスクを作成する方法をお伝えしましたが、実はメールさえあれば、入力せずにタスクを作ることもできます。手順は簡単で、ToDoリストに登録したいメールを、開いているToDoリストのパネルにドラッグ&ドロップするだけです。手入力が面倒という方におすすめの便利な機能です。
Gmail便利機能003_メールを誤送信した際の取り消し方
誤送信を取り消せるメリット
古い友人と親戚に同時進行でやり取りをしていたとき、友人に送るべきメールを誤って親戚に送ってしまったことがありました。その直後に送信を取り消すことができ、誤った内容が相手に伝わるのを防げたのです。送信取り消し機能の便利さを実感した出来事でした。
送信取り消しの設定手順
ステップ1_設定画面を開く
Gmail画面の右上にある歯車のマーク（設定）をクリックします。表示されたメニューから「すべての設定を表示」を選び、「全般」タブを開きます。全般タブでは、表示言語や1ページあたりの表示件数などを設定できますが、送信取り消しに関する設定もここで行います。
ステップ2_取り消せる時間を設定する
送信取り消しには期限があります。送信後、取り消せる猶予時間を5秒・10秒・20秒・30秒の4パターンから選べます。機密性の高いメールを頻繁に送る人は、最長の30秒を選んでおくと安心です。設定後は、メール送信直後に画面下部に表示される「送信取り消し」をクリックすれば、送信を取り消せます。
Gmail便利機能004_予約送信で送るタイミングを最適化
忙しい会社員の味方になる機能
Gmailの予約送信機能は、仕事の効率化に役立ちます。朝の時間帯に大量のメールを取引先へ送るため、長い時間を費やしていませんか。予約送信を使えば、前日に書いたメールを指定の時間に送れます。貴重な朝の時間を、メール以外の業務に充てられるのです。
送信日時を設定して送ってみる
ステップ1_新規メッセージを作成する
新規メッセージに相手先のアドレスと内容を入力し、通常のメール送信と同じように準備します。下書きから送信する場合も同様です。
ステップ2_送信日時を設定する
「送信」ボタンの右隣にある下向きの三角形（▼）をクリックします。すると「送信日時を設定」と表示されるので、これをクリックします。「明日の朝」「今日の午後」などの候補が表示されるので選ぶだけです。より細かく指定したい場合は、「日付と時刻を選択」から設定できます。直近の日時だけでなく、かなり先の日付まで予約できるため、仕事からプライベートまで幅広く使えます。
ステップ3_修正・取り消しの方法
送信日時を設定したメールは、送信までの間「送信予定」に保管されます。送信時間や日付を変えたい場合は、「送信予定」から該当メールを開いて「送信をキャンセル」すると下書きに戻るので、修正して再設定できます。送信前に破棄したい場合も、ここから操作できます。なお、予約送信のより詳しい使い方や注意点は、Gmailの予約送信機能で翌日配信メールの送信忘れ防止で解説しています。
Gmail便利機能005_検索機能で目的のメールを一発で見つける
大量のメールから探す手間を激減
メールが溜まってくると、過去のやり取りを探すのが大変です。そんなときに頼りになるのが、Gmailの強力な検索機能です。画面上部の検索ボックスにキーワードを入れるだけでも探せますが、検索演算子を組み合わせると、目的のメールをピンポイントで見つけられます。
覚えておくと便利な検索のコツ
検索ボックスでよく使う指定方法を覚えておくと便利です。代表的なものを紹介します。
- from:送信者……特定の人から届いたメールだけを表示（例：from:tanaka）
- to:宛先……特定の相手に送ったメールを表示
- has:attachment……添付ファイル付きのメールだけを表示
- after:日付／before:日付……期間を指定して表示（例：after:2026/1/1）
- is:unread……未読のメールだけを表示
これらは組み合わせて使うこともできます。例えば「from:tanaka has:attachment」と入力すれば、田中さんから届いた添付ファイル付きのメールだけを一覧できます。検索ボックス右側のアイコンから、条件をフォームで指定することも可能です。探す時間が大きく短縮できるので、ぜひ活用してみてください。
Gmailを使いこなして生活向上
メールは公私を問わず、私たちの生活に欠かせないツールです。中でもGmailは、使いやすさから世界中の人々に愛されています。そのGmailを使いこなすことは、生活の質を高めることにもつながります。ぜひ今回ご紹介した5つの便利機能を試してみてください。メールをもっと手軽に残したい方は、移行作業なし！Gmailを便利なメモ帳として使う方法もあわせてどうぞ。
