Gmailの受信トレイをスッキリさせるアーカイブ機能の使い方

Gmailの受信トレイは、いつでもスッキリさせておきたいもの。ラベルで分類したり、重要マークやスターを使いこなしたりと、受信トレイを整理整頓することは「仕事のできる人」への第一歩です。とはいえ、不要なメールが毎日膨大に届くため、一通ずつ処理するのは至難の業ではないでしょうか。受信トレイはあっという間にいっぱいになり、重要なメールを見落とす、なんてことにもなりかねません。そんなときは、Gmailのアーカイブ機能を使いましょう。受信トレイをきれいに保て、仕事の効率もアップします。

アーカイブ機能とは？重要メールの見落としを防ぐ

メールを受信したあと、何も処理しないと受信トレイにはどんどんメールが溜まっていきます。アーカイブは、メールを受信トレイから一時的に非表示にして、トレイを見やすくする機能です。急いでいるときやメールの数が多くても、簡単に操作できるので手間がかかりません。受信トレイがスッキリすることで、大事なメールの見落としも防げます。

Gmailのアーカイブは「削除」ではない

不要なメールはズバズバ削除したいものですが、つい心理的に躊躇してしまいます。「本当に不要か？」「あとで必要になるのでは？」と考えているうちに、時間ばかりが過ぎてしまうでしょう。

その点、アーカイブは削除ではありません。受信トレイから見えなくなるだけで、メール自体は残っており、あとでいつでも見返せます。だからこそ、気軽に使えるのです。なお、アーカイブしたメールの相手から新しい返信が届くと、そのメールは自動的に受信トレイに戻ってきます。大事なやり取りを見逃す心配がないのも安心なポイントです。

大容量ストレージだから気兼ねなく使える

アーカイブは削除と違い、受信トレイとは別の場所に「保管」している状態です。そのため、容量を圧迫するのではと心配になるかもしれません。たしかにアーカイブは削除ではないので、それ自体で空き容量が増えるわけではありません。ただ、Gmailの容量は無料で15GBもあります。筆者の場合、5年ほど利用していても1GBに達していません。この間メールの削除はほとんどせず、不要なメールはすべてアーカイブして「保管」しているのに、これだけの余裕があります。テキスト中心のメールであれば、容量を気にせずアーカイブを活用できるでしょう。

とっても簡単！アーカイブ機能の使い方

では、実際にアーカイブ機能を使ってみましょう。使い方はいたって簡単で、前もって設定をする必要はありません。

パソコンとスマホでメールをアーカイブする方法

スマホの場合は、iPhone・Androidどちらでも、メールの一覧画面でアーカイブしたいメールを左右どちらかにスワイプします。パソコンの場合は、メール一覧で該当メールにチェックを入れるか、個別にメールを開いて、アーカイブのアイコン（下向き矢印の付いた箱のマーク）をクリックします。

ひとつ注意点があります。スマホアプリのスワイプ操作は、初期設定ではアーカイブになっていますが、設定によっては「削除」が割り当てられている場合があります。「スワイプしたらメールが消えてしまった」というときは、Gmailアプリの「︙（その他）」→「設定」→「全般設定」→「スワイプ操作」で、どの動作が割り当てられているかを確認・変更できます。アーカイブのつもりで削除していた、という事故を防ぐために、一度チェックしておくと安心です。

アーカイブしたメールの確認方法

アーカイブしたメールは、サイドメニューの「すべてのメール」を開くと表示されます。これはiPhone・Android・パソコンに共通です。サイドメニューに「すべてのメール」が見当たらない場合は、「もっと見る」をクリックすると表示されます。また、上部の検索ボックスからキーワードや送信者名で検索しても見つけられます。

アーカイブしたメールを受信トレイに戻す方法

間違ってメールをアーカイブした場合は、操作の直後であれば、画面下部に表示されるメッセージの「元に戻す」からアーカイブを取り消せます。ただし「元に戻す」が表示されるのはわずかな時間なので、戻したいときはすぐに操作してください。

時間が経ってから受信トレイに戻したい場合は、「すべてのメール」からアーカイブしたメールを表示させます。iPhone・Androidの場合は、メール一覧で該当メールにチェックを入れるか個別に開いて、右上のメニューから「受信トレイに移動」を選びます。パソコンの場合は、該当メールにチェックを入れるか個別に開いて、画面上部の「受信トレイに移動」のアイコンをクリックします。

アーカイブで受信トレイをいつもスッキリ

アーカイブは、メールを削除せずに受信トレイをスッキリさせられる便利な機能です。削除と違って後から見返せるので、「消すのは不安だけど、受信トレイには残しておきたくない」というメールにぴったりです。読んだメールをこまめにアーカイブする習慣をつければ、受信トレイには対応が必要なメールだけが残り、重要なメールの見落としも減らせます。

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