Gmailの予約送信機能で翌日配信メールの送信忘れ防止

ビジネスメールは作成したら即送信するのが基本です。しかし、メール送信のタイミングによっては相手から嫌がられることも。これはメールを作成する時間と配信の最適なタイミングは必ずしも一致しないということが問題です。
その点、Gmailを利用していれば予約送信機能を使うことができます。予約送信は都合の良い時間帯をセットして自動でメールを送信できる便利機能です。

便利なGmailだからこそ守りたいマナー

Gmailはパソコンやスマホなど様々なデバイスで共有できて便利です。ビジネスで使っていればいつでもどこでも仕事ができるでしょう。しかし、だからこそ「相手の状況を考慮する」という最低限のマナーを守らなければなりません。

もし自分が休みの時間に仕事用のメールを受信してしまったらどうでしょうか？　仕事が気になって休息を取ることができなくなってしまいます。そのためメール送信時間は、相手の業務時間内にするのがマナーです。

しかし例えば残業して深夜にメールを作成した場合、翌日に送信しようすると忘れてしまう危険があります。今の時間は相手に迷惑がかかるから送信できないけど、忘れずに送信しなければならないメールは、Gmailの「予約機能」を使えば安心です。

Gmail「予約送信機能」の使い方

パソコンのブラウザでGmailを利用する場合は今すぐ予約送信機能を使えます。スマホなどでアプリとしてGmailを利用している方は、最新版にアップデートして下さい。予約送信機能は2019年4月に追加された新機能であるため、古いバージョンだと利用できない可能性があるからです。

予約送信時間はワンクリック

いつも通りにGmailメッセージを作成します。メッセージを書き終えたら｢送信ボタン」の右側にある矢印をクリックします。｢送信日時を設定｣という項目が現れるのでタップ、ここから細かい設定です。
Gmailの送信予約機能の便利な点は、「明日の朝（8:00）」や「今日の午後（13:00）」など、送信予約のタイミングがいくつか候補として表示されることです。いちいち細かい時間を設定しなくても、ワンクリックで予約できるのは嬉しい機能ではないでしょうか。もし日時を細かく設定したい場合は、「日付と時間を選択」を選んで設定すればOKです。

予約時間の確認方法

予約をしたかどうかの確認も簡単です。メール一覧の左上にあるメニューの中から「送信予定」という項目を開けば、送信予約してあるメールの送信予定日時を調べることができます。